公司秘書 有多重要？為什麼香港有限公司都需委任公司秘書？

 

公司秘書 有多重要？為什麼香港有限公司都需委任公司秘書？

在香港，根據“公司條例”，任命 公司秘書 是強制性的，每家公司都應該有一名公司秘書。公司秘書如是個人，則通常必須居住在香港; 或如屬法人團體，則必須在香港設有註冊辦事處或營業地點。私營公司的唯一董事不能擔任公司秘書。 其次，公司秘書 在公司或組織中扮演著複雜的，多方面的，非常重要的角色。公司秘書負責維護法定文件，包括股東和董事登記; 組織，準備議程和召開董事會會議和年度股東大會的會議記錄; 轉讓股份; 監測相關立法和監管環境的變化並採取適當行動; 並與律師和審計師聯絡。公司秘書是公司在法律文件上的指定代表，他們有責任確保公司及其董事在法律範圍內運作。他們還有責任維護公司記錄，例如董事和股東名單以及年度賬目。 隨著對更好的公司治理的需求不斷增長，公司秘書 在香港的角色和職責大幅增加，變得更加複雜。如果你有一個好的公司秘書，董事可以自由地專注於公司的順利運作，你的公司可能會獲得更高的估值。

公司秘書 乃法定職位

公司秘書乃法定職位，其職務包括向公司註冊處申報有關公司的結構、任何主要人事的變動；亦需為董事局擬備公司的會議議程、籌備週年股東大會及對相關的法定條例提供專業諮詢，確保公司符合法定要求。

卓遠 公司秘書服務

每家香港公司必須任命一名居住在香港的合格公司秘書，並且對該法律知識淵博，經驗豐富。 我們通常會協助公司的會員和官員處理以下事項：

• 法律援助 - 協助客戶理解及遵守香港法例的“公司條例”。
• 合規協助 - 提醒各種法定截止日期的客戶，並協助他們遵守法定合規並維持法定登記冊。
• 提交週年申報表 - 確保代表客戶及時準備並向公司註冊處提交週年申報表。
• 公司決議援助 - 必要時準備和提交必要的公司決議。
• 保管和使用公司印章 - 公司不再需要公司印章，但如果他們這樣做，我們的秘書可以負責其保管和使用。
• 法定信息備案 - 確保公司準確，準時地提交法定信息。

公司秘書 的工作及職責

公司秘書 的工作於公司的方向、管治、行政及管理都是不可或缺的。公司秘書的責任很廣泛，範圍包括行政，例如人事管理、公司帳目管理、籌組股東周年大會、公司業績報告，確保董事局及管理階層的利益申報和披露符合法規、或向董事提出良好的公司管治手法等等。 公司秘書不僅與公司董事、經理及股東緊密合作，還要與政府中各個規管公司經營的部門，交流與溝通：

以香港為例，秘書須與例如公司註冊處、稅務局、證監會及香港交易所等機構溝通。
下為部份公司秘書 的工作及職責：

• 處理及保存公司之法定記錄（如股東名冊、董事名冊等）；
• 安排董事及股東會議，並撰寫會議記錄；
• 呈報公司周年申報表； 辦理股份轉讓、分發、增加資本；
• 辦理更改公司名稱、更改註冊地址、營業地址；
• 辦理任免董事、公司秘書； 辦理更改董事、公司秘書資料；
• 辦理撤銷公司註冊事宜。